Das Onboarding 1x1
3. Januar 2024
Die ersten Tage und Wochen der neuen Kolleg:innen zu strukturieren ist keine einfache Aufgabe. Und damit allein ist es noch nicht getan, denn auch die Zeit zwischen der Vertragsunterschrift und vor dem 1. Arbeitstag gehört schon zum Onboarding. In diesem Zeitraum ist ein strukturiertes Vorgehen ebenfalls sinnvoll.
Was bedeutet eigentlich Onboarding?
Der Begriff Onboarding beschreibt zum einen eine Zeitspanne. Dabei geht es um die ersten Wochen neuer Beschäftigten im Unternehmen. Zum anderen ist es ein Konzept aus dem Personalmanagement, welches das strukturierte Integrieren der neuen Beschäftigten im oben genannten Zeitraum bedeutet.
Phasen des Onboardings
Um den Prozess des Onboardings optimal in den Berufsalltag zu intergieren, lohnt sich eine Aufteilung in die bekannten drei Phasen. Dabei handelt es sich um das Preboarding, die Orientierung und die Einarbeitung.
Das Preboarding
Onboarding vor dem ersten Arbeitstag
Mit dem Preboarding ist die Zeitspanne zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag gemeint. Dieser Zeitraum ist vor allem im Hinblick auf den Fachkräftemangel sehr wichtig. Der Wettbewerb um die besten Personen ist stark und sorgt immer häufiger für eine Absage nach der Vertragsunterschrift oder einem Nichterscheinen am ersten Arbeitstag. Laut einer Haufe Studie von 2023 kündigen 36% ihren neuen Job vor dem ersten Arbeitstag. Mit den richtigen Maßnahmen binden Sie Fachkräfte bereits in der Preboarding-Phase an Ihr Unternehmen.
Die Orientierung
Onboarding während der ersten Arbeitstage
Dieser Zeitraum beschreibt die ersten Arbeitstage, primär den ersten. In diesem Zeitraum sollten neue Beschäftigte die Strukturen im Unternehmen verstehen und das Kollegium sowie den Arbeitsplatz kennenlernen. Auch hier spielt ein strukturiertes Vorgehen eine wichtige Rolle, um einen professionellen Eindruck bei Onboardees zu hinterlassen und ein Wohlfühlklima zu schaffen.
Die Einarbeitung
Das bekannte Onboarding
Fachliche Schulungen, das Einstellen auf die neue Position und die Integration ins Team – diese Punkte sind bei der Einarbeitung wichtig. Diese Phase hat keine fest definierte Zeitspanne, da sie unterschiedlich lange dauert. Sie ist abhängig von der Position, der Aufgabe und der Person selbst. Da diese Phase besonders von der individuellen Rolle und den persönlichen Lernvorlieben geprägt ist, lohnt es sich, ein umfangreiches Angebot für individuelles Lernen und Weiterbilden bereitzustellen, aus dem Onboardees selbstgesteuert die Inhalte herauspicken können, die sie benötigen.
Onboarding – eine Checkliste
In den verschiedenen Phasen helfen verschiedene Maßnahmen und Methoden, neue Mitarbeitende ideal an Bord zu holen. Sehen wir uns doch mal ein paar konkrete Beispiele an. Verwenden Sie die Pfeile unten, um durch die drei Phasen des Onboarding-Prozesses zu navigieren.
Preboarding
In Richtung der Onboardees
- Informationsmappen bereitstellen
Neue Kolleg:innen mit Informationen zu versorgen ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiter:innen-Bindung und nimmt mögliche Unsicherheiten, die vorab entstehen könnten. So informieren Sie Onboardees in der Informationsmappe beispielsweise über gängige Tools, den 1. Arbeitstag und anstehende To Dos.
Für die Führungskraft
- Arbeitsplatz vorbereiten
Vor dem ersten Arbeitstag der neuen Kolleg:innen sollte der Arbeitsplatz eingerichtet sein. Dazu gehören folgende Punkte: Arbeitsmittel bereitstellen (z. B. Computer, Bildschirm, Telefon, ggf. Firmenwagen) Zugänge zu digitalen Anwendungen anlegen (lassen) Schlüssel und Zugangsberechtigungen besorgen
Der erste Arbeitstag
- Die Begrüßung sollte in Ruhe starten
Die meisten neuen Kolleg:innen sind vor dem ersten Arbeitstag aufgeregt, dementsprechend sollte ihre Ankunft im Unternehmen eher ruhig und geordnet ablaufen. Wie wäre es also, die Onboardees später anfangen zu lassen? So haben die begrüßenden Kolleg:innen mehr Zeit, sich vorzubereiten und sind aufgrund möglicher Verzögerungen, wie z. B. Stau auf dem Arbeitsweg, wesentlich entspannter bei der Begrüßung. - Eine durchdachte Unternehmens- und Teamvorstellung
Die Onboardees sollten die Büro-Räumlichkeiten und/oder das Werksgelände kennenlernen. Dazu sollten wichtige Kolleg:innen und Räumlichkeiten (z. B. Ersthelfende und Sanitärräume) vorgestellt werden sowie das direkte Team und der eigene Arbeitsplatz. Natürlich muss bei großen Unternehmen nicht jede Person einzeln vorgestellt werden.
Die Integration
- Fachliche Schulungen
In den ersten Wochen sollten alle wichtigen fachlichen Schulungen eingeplant sein. Die neuen Kolleg:innen sollten schnell einen Überblick über ihre Aufgaben erhalten. - Unternehmenskultur vorstellen
Das kulturelle Onboarding ist ein wichtiger, aber häufig unterschätzter Punkt. Denn auch Themen, wie die Werte des Unternehmens und die Art der Kommunikation sind für viele Onboardees wichtig. Sie nutzen die ersten Wochen, um herauszufinden, ob diese Punkte zu den eigenen Überzeugungen passen.
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Die Autorin
Rebecca Feucht
Marketing Managerin – Lerntechnologie & Digital Content
Seit 2023 bin ich für die Know How! in den Bereichen Marketing und Vertrieb tätig. Als Marketing Managerin plane und entwickle ich mit den verschiedenen Teams spannende und kreative Projekte. Ich selbst bin auf den Bereich Content Marketing im Pre-Sales Prozess spezialisiert. Mein Bezug zu den vielfältigen Facetten der digitalen Lernwelten entstand bereits während meiner Ausbildung, sodass ich mittlerweile von über 10 Jahren Erfahrung in allen Kernbereichen der E-Learning-Branche profitiere.
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