Ways of Working: besser und effizienter zusammenarbeiten
14. Mai 2024
Die Einführung von Microsoft 365 verspricht Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, darunter verbesserte Zusammenarbeit, erhöhte Produktivität und effizientere Arbeitsprozesse. Doch trotz dieser vielversprechenden Aussichten stehen viele Organisationen vor Herausforderungen, wenn es darum geht, die neuen Tools und Technologien effektiv in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Eine häufige Ursache für diese Probleme liegt in der fehlenden Definition klarer Ways of Working – einem Rahmenwerk, das den Mitarbeitenden konkrete Empfehlungen gibt, wie sie die Microsoft 365-Apps im Arbeitsalltag optimal nutzen können.
DIE BEDEUTUNG KLAR DEFINIERTER WAYS OF WORKING
Klar definierte Ways of Working haben direkte Auswirkungen auf die erfolgreiche Nutzung von Microsoft 365. Sie geben konkrete Empfehlungen, wie die verschiedenen Apps optimal genutzt werden können, was die Akzeptanz und Effizienz der Plattform durch die Mitarbeitenden erhöht. Dies trägt dazu bei, dass die gewünschten Vorteile schneller realisiert werden können und eine kollaborative Arbeitsumgebung entsteht.
Doch der Nutzen geht über die rein technische Anwendung hinaus. Ways of Working bieten den Mitarbeitenden auch eine Chance zur persönlichen Weiterentwicklung. Durch klare Empfehlungen (Leitplanken) und strukturierte Unterstützung beim Einsatz von Microsoft 365-Tools können Mitarbeiter:innen auch ihre Fähigkeiten kontinuierlich verbessern, z. B.
- Teamarbeit: Verbesserung der Zusammenarbeit durch klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie durch den Einsatz gemeinsamer Tools und Plattformen.
- Kommunikation: Effizientere und zielgerichtete Kommunikation durch den optimalen Einsatz von Microsoft 365-Apps wie Teams und Outlook.
- Selbstmanagement: Besseres Zeitmanagement und strukturierte Arbeitsweise durch die Nutzung von Aufgaben- und Projektmanagement-Tools.
Die Anpassung an neue Arbeitsmethoden und die kontinuierliche Optimierung ihrer Soft Skills steigern nicht nur die individuelle Leistung, sondern tragen auch maßgeblich zum Erfolg des Teams und des Unternehmens durch verbesserte Arbeitsergebnisse bei.
WAYS OF WORKING IN VERSCHIEDENEN BEREICHEN
Ways of Working können für die unterschiedlichsten Bereichen der täglichen Arbeit mit Microsoft 365 definiert werden. Bestens dafür geeignet sind folgende Bereiche:
- Kommunikation und Zusammenarbeit, z. B. in Bezug auf die Nutzung von Microsoft Teams und Outlook für effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Aufgabenmanagement, z. B. Einsatz von Planner und To Do für eine strukturierte Aufgabenverwaltung.
- Dokumentenmanagement, z. B. Optimierung der Ablage und Organisation von Dateien durch Micorosoft Teams, OneDrive und SharePoint Online.
- Besprechungen, z. B. Effektive Planung und Durchführung von Meetings mit Hilfe von Microsoft Teams und Outlook-Kalendern.
FAZIT
Unternehmen sollten sicherstellen, dass klare Ways of Working definiert und kommuniziert werden, um die Nutzung von Microsoft 365 zu optimieren. Solche Leitplanken sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die effiziente Nutzung von Microsoft 365 und die Schaffung einer effektiven Teamarbeit und positiven Arbeitsatmosphäre im Rahmen der Digitalisierung. Durch konkrete Empfehlungen können Mitarbeiter:innen die verschiedenen Apps optimal nutzen und so die Zusammenarbeit im Team verbessern, Fehler reduzieren bzw. vermeiden, die Produktivität steigern und sich selbst kontinuierlich weiterentwickeln.
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Die Autorin
Carina Hack
Produkt- und Marketing Managerin Microsoft 365
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